個人情報保護方針

制定年月日　2021年9月9日
最終改正年月日　2025年6月10日
東京都社会保険労務士会
会　長 　　味園　公一

東京都社会保険労務士会（以下「本会」という。）は、本会が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、本会全体として取り組むことをここに宣言します。

1. ａ）個人情報は、社会保険労務士の登録・入会の事務、会報の発行（月刊）、会員のための各種研修会の開催などの業務における本会の正当な事業遂行上並びに職員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. ｂ）個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3. ｃ）個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
4. ｄ）個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
5. ｅ）個人情報保護マネジメントシステムは、本会を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

以上

【お問合せ窓口】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

東京都社会保険労務士会 個人情報問合せ窓口
〒101‐0062
東京都千代田区神田駿河台４－６　御茶ノ水ソラシティ　アカデミア４階

個人情報の適正な取扱いについて

本会は、以下の目的のために個人情報を適切に取得し、これを利用及び提供します。
また、本会は、お客様ご本人及び会員からお預かりした個人情報を利用目的の達成に必要な範囲内で利用させていただきます。

1. 本会が取り扱う個人情報の利用目的

a保有個人データの利用目的

以下は、保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求に応じます。

b受託・提供等により取得した個人情報の利用目的

以下は、取引先様等からの受託業務や企業、労働者、求人支援事業者等から提供された個人情報で開示等の対象外です。

2. 委託先の監督

本会は、会員サービス（会報の発送、会員証の発行等）の提供、特定個人情報の収集・管理・保管及び上記利用目的の範囲内で、個人データの取扱いの全部または一部を業務委託先に委託する場合があります。この場合、本会は個人データを適正に取扱うと認められるものを選定し、必要かつ適切な監督を実施します。

3. 個人情報の共同利用

本会は、お問い合わせいただいた内容とご連絡等に必要な個人情報について、合理的かつ必要な範囲内で全国社会保険労務士会連合会及び他道府県社会保険労務士会に提供する場合がございます。

a共同利用する項目

お問い合わせ・相談、苦情等にかかる申出者の住所、氏名、年齢、性別、電話番号、電子メールアドレス、会社名、お問い合わせの内容等

b共同利用者の利用目的

お問い合わせ等への適切な対応

c共同利用者の範囲

・全国社会保険労務士会連合会
・他道府県社会保険労務士会

d共同利用に際しての管理責任者

東京都社会保険労務士会
〒101‐0062　東京都千代田区神田駿河台4-6　御茶ノ水ソラシティ　アカデミア4階
会長　味園 公一

4. 個人データの第三者提供について

1. ①本会は、上記に記載した会員の個人情報の利用目的に該当する場合又は次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

1. ・法令に基づく場合
2. ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. ・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

1. ②前号にかかわらず、本会は、上記に記載した特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。

5. 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

本会で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、又は第三者提供記録の開示の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

a開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、下記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

b開示等の求めに関するお手続き

1. ①お申し出受付け後、本会からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
2. ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
3. ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、本会に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
4. ④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

c代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

1. ①代理人である事を証明する資料
   ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
   ・本人の委任状（原本）
   ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
   ※以下いずれかの写し
   ・戸籍謄本
   ・住民票（続柄の記載されたもの）
   ・その他法定代理権の確認ができる公的書類
   ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞
   ※以下いずれかの写し
   ・後見登記等に関する登記事項証明書
   ・その他法定代理権の確認ができる公的書類
   
2. ②代理人様ご自身を証明する資料
   ※以下いずれかの写し
   ・運転免許証（両面）
   ・パスポート
   ・健康保険の資格確認書（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）
   ・住民票（個人番号が記載されていないもの）
   

d利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,000円
（書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

6. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

a基本方針の策定

本会では、個人情報をより厳正に取り扱うため、個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、以下の組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。安全管理措置の詳細については上記個人情報問合せ窓口までお問い合わせください。

b保有個人データの取扱いに係る規律の整備

保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

c組織的安全管理措置

1. ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
2. ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

d人的安全管理措置

1. ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
2. ②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

e物理的安全管理措置

1. ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
2. ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。
3. ③個人データについて業務終了後の速やかな返却又は廃棄、消去を実施します。

f技術的安全管理措置

1. ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
2. ②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7. 認定個人情報保護団体

現在、本会が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

8. 本人が容易に認識できない方法による取得

当ウェブサイトは、Cookie等の取得はございません。

9. 個人情報に関するお問合せ等窓口

【事業者の名称・所在地・代表者名】
東京都社会保険労務士会
〒101‐0062　東京都千代田区神田駿河台4-6　御茶ノ水ソラシティ　アカデミア4階
会長　味園 公一

【個人情報の保護管理者】
役職名：専務理事
連絡先：03-5289-0751

【保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先】
東京都社会保険労務士会　個人情報問合せ窓口
〒101‐0062　東京都千代田区神田駿河台4-6　御茶ノ水ソラシティ　アカデミア4階